ในการทำงานขององค์กร หรือธุรกิจก็ตาม ต่างมีเป้าหมายหลักให้ผลงานเกิดผลสำเร็จ บรรลุตามเป้าหมาย แต่จะรู้ได้อย่างไรว่าสิ่งที่ทำไปนั้นได้ผลลัพธ์ที่สำเร็จจริง หากไม่มีมาตรฐาน หรือตัวชี้วัดที่ชัดเจนในการวัดผลความสำเร็จ ซึ่งหนึ่งในกระบวนการมาตรฐานที่ได้รับความน่าเชื่อถือ และนิยมนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กร คือ การใช้ “ดัชนีชี้วัดความสำเร็จ” หรือที่เรียกว่า “KPI” ขึ้นมาเป็นเครื่องมือในการวัดผล ซึ่งจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันไป ตามการใช้งานของแต่ละองค์กร บทความนี้ จะพา ไปรู้จักกับ KPI คือ อะไร? และสำคัญอย่างไรบ้างกับองค์กร
KPI คือ อะไร?
KPI หรือ Key Performance Indicator คือ ดัชนีชี้วัดความสำเร็จ ของผลงาน เมื่อเปรียบเทียบกับมาตรฐาน หรือเป้าหมายที่ได้ตกลงกันไว้ ออกมาเป็นจำนวน หรือตัวเลขที่ชัดเจน เพื่อใช้ในการวัด และประเมินผลการทำงาน ของพนักงาน รวมถึงใช้วัดความก้าวหน้าขององค์กร หรือเพื่อใช้ในการปรับปรุง ประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร ได้ด้วยเช่นกัน
K ย่อมาจาก Key คือ หัวใจหลัก, เป้าหมายหลัก หรือกุญแจสำคัญของความสำเร็จ
P ย่อมาจาก Performance คือ ประสิทธิภาพ, ประสิทธิผล หรือความสามารถในการทำงาน
I ย่อมาจาก Indicator คือ ดัชนีชี้วัด หรือเกณฑ์ตัวชี้วัด
ประเภทของตัวชี้วัด KPI มีอะไรบ้าง?
1. การวัดผลทางตรง
ดัชนีชี้วัดความสำเร็จ KPI ประเภทการวัดผลทางตรง หมายถึง การวัดผลลัพธ์จากข้อมูล ที่แสดงออกมาอย่างชัดเจน หรือตัวเลขที่แสดงข้อมูลจริง ไม่ต้องอาศัยการตีความหมายใด ๆ และสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ มักจะเป็นมาตรวัด ที่อยู่ในระดับ Ratio Scale หรือการวัดอัตราส่วน เช่น จำนวนสินค้าน้ำหนัก หรือส่วนสูง เป็นต้น
2. การวัดผลทางอ้อม
ดัชนีชี้วัดความสำเร็จ KPI ประเภทการวัดผลทางอ้อม หมายถึง การวัดผลลัพธ์จากข้อมูล ที่แสดงออกมาไม่ชัดเจน หรือข้อมูลที่ไม่ใช่ตัวเลข ต้องอาศัยการวัดผลทางความคิดเพิ่มเติม เช่น การวัดทัศนคติ หรือการวัดบุคลิกภาพ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ จะเป็นการประเมิน ที่ขึ้นอยู่กับความพึงพอใจ ของแต่ละบุคคลด้วยเช่นกัน เป็นมาตรวัดที่อยู่ในระดับ Interval Scale หรือการมาตรวัดอันตรภาค ที่เป็นการประเมินตามความคิดเห็นส่วนบุคคล
มุมมองการวัดผล KPI มีอะไรบ้าง?
1. Positive KPIคือ การกำหนดเกณฑ์วัดความสำเร็จเชิงบวก หรือการประเมินผล ในแง่ดีของผลงาน ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น ยอดขาย, ผลกำไร, ความพึงพอใจของลูกค้า หรือกำลังการผลิต เป็นต้น
2. Negative KPIคือ การกำหนดเกณฑ์วัดความสำเร็จเชิงลบ หรือการประเมินผลในแง่จุดบกพร่อง ปัญหา จุดด้อย หรือความเสียหาย ที่เกิดขึ้นกับผลงาน ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น ผลการผลิตที่ผิดพลาด, ความไม่พึงพอใจของลูกค้า หรือ เป้าหมายในการกู้ยืม ที่ต่ำลง เป็นต้น
วิธีการกำหนดตัวชี้วัดหลักใน KPI
KPI จะมีประสิทธิภาพดีหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับการกำหนดตัวชี้วัดหลัก ที่เกี่ยวข้องต่อการปฏิบัติงานจริง เพราะตัวชี้วัดนี้ จะเป็นเกณฑ์ที่ใช้ ประเมินมาตรฐานของผลลัพธ์นั่นเอง ดังนั้น การกำหนดตัวชี้วัด จำเป็นต้องได้รับการพิจารณาที่รอบคอบ และในขณะเดียวกัน สามารถมองเห็นถึง ผลลัพธ์ความสำเร็จได้เหมาะสมกับธุรกิจ ซึ่งขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย ทั้งนโยบายบริษัท ตลอดจนขนาดที่แตกต่างกันขององค์กรด้วยเช่นกัน ดังนี้
1. กำหนดตัวชี้วัดระดับองค์กร (Organization indicators)
การกำหนดตัวชี้วัดแรกที่สำคัญ คือ การเริ่มต้นจาก การกำหนดเป้าหมายขององค์กร หรือนโยบายหลัก ที่แต่ละองค์กรจะต้องทำ เพื่อให้เป็นแนวทางให้กับทุกฝ่าย และทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้ ตัวชี้วัดในระดับองค์กรนี้ จะเป็นสิ่งที่วัดว่า องค์กรนั้นสำเร็จ หรือก้าวหน้าไปได้มากแค่ไหน
2. กำหนดตัวชี้วัดระดับหน่วยงาน (Department indicators)
หลังจากการกำหนดตัวชี้วัดในระดับองค์กรแล้ว การกำหนดตัวชี้วัดในหน่วยงานย่อย ให้สอดคล้องกับตัวชี้วัดหลัก เพื่อมีส่วนช่วยในการผลักดันองค์ให้สำเร็จ ซึ่งในแต่ละหน่วยงานที่รองลงมา อาจมีตัวชี้วัดที่แตกต่างกันไปตามสายงาน และเป้าหมายของแต่ละหน่วยนั้น ๆ ด้วย เช่น ระดับแผนก หรือกลุ่ม เป็นต้น
3. กำหนดตัวชี้วัดระดับรายบุคคล (Department indicators)
ตัวชี้วัดระดับรายบุคคล หรือการวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคน ถือเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดในองค์กร แต่กลับมีความสำคัญมากที่สุด เนื่องจาก บุคลากรภายในองค์กร เป็นฟันเฟืองสำคัญ ที่ช่วยให้องค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้า หากตั้งตัวชี้วัดรายบุคคลมีประสิทธิภาพ จะส่งผลให้ KPI ระดับองค์กรนั้น มีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย รวมถึงยังเป็นประโยชน์ต่อพนักงาน ที่จะได้รับการพิจารณาอัตราเงินเดือนที่เพิ่มสูงขึ้น เป็นต้น
4. กำหนดตัวชี้วัดรอง (Secondary indicators)
องค์กรควรมีตัวชี้วัดรอง ที่ไม่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งเป็นการวัดผลอีกด้าน ที่มีส่วนช่วยประกอบการพิจารณาสำหรับหน่วยงาน โดยที่จะไม่มีตัวชี้วัดที่ประเมินค่าเป็นตัวเลขชัดเจน หรือเป็นข้อมูลในเชิงคุณภาพ เพื่อเป็นเกณฑ์ที่เหมาะสมกับเนื้องาน เช่น ความพึงพอใจของลูกค้า ที่มีต่อการบริการขององค์กร เป็นต้น
ประโยชน์ของ KPIคือ
- ใช้สำหรับประเมินผลและชี้วัดประสิทธิภาพการทำงาน ของบุคลากรในแต่ละตำแหน่งว่า มีประสิทธิภาพหรือไม่สามารถทำงานได้บรรลุวัตถุประสงค์ หรือมีจุดใดที่ควรปรับปรุง
- เพื่อเป็นการวัดความสำเร็จขององค์กร ว่าบรรลุเป้าหมาย ที่องค์กรวางไว้ได้หรือไม่
- มีประโยชน์ต่อการพิจารณา ประเมินเพิ่มอัตราจ้าง หรือการให้โบนัสประจำปีของแต่ละคน
- เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตรวจสอบข้อมูลให้ทราบถึงจุดบกพร่อง และจุดแก้ไข
- ใช้เพื่อวางแผนงานการลงทุน และใช้เพื่อประเมินงบประมาณที่เหมาะสมในปีต่อไปได้
- ใช้เพื่อเป็นเกณฑ์พิจารณาในการวางแผน กำหนด KPI ที่ใช้ในปีถัดไป
เป็นอย่างไรกันบ้างกับ KPI คืออะไร ที่เราได้นำมาแชร์กัน คงทำให้หลายคนเข้าใจมากขึ้น เรียกได้ว่า KPI จะช่วยให้องค์กรมีแนวทางการบริหาร และกระบวนการทำงานที่ชัดเจน อีกทั้งยังช่วยพัฒนาองค์กรทั้งในเชิงภาพรวม และรายบุคคลอีกด้วย นอกจากนี้ การกำหนด KPI ควรมีเป้าหมายที่ชัดเจน เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับทั้งองค์กร และบรรลุผลสำเร็จได้ตามที่ตั้งใจไว้
สามารถอ่านบทความดี ๆ ที่น่าสนใจ ได้ที่นี่
109menu.com ศูนย์รวมป้ายโฆษณา หลากหลายประเภท กับการบริการที่หลากหลาย ด้านการตลาด และโฆษณา “บริการครบ จบในที่เดียว” สามารถสอบถาม และสั่งซื้อได้ที่ www.109menu.com
อ้างอิงข้อมูลจาก : humansoft.co.th